ШАГ 4: Создание Юридического лица. Бухгалтерия.

Создание юридического лица

Создание и регистрация юридического лица происходит в установленном законом порядке и подразумевает: ответственность по обязательствам перед обособленным имуществом, способность приобретения и осуществления прав, возможность выступать истцом и ответчиком в суде, наличие самостоятельного баланса и/или сметы.

Разумеется, один-единственный рецепт дать невозможно. Каждую конкретную ситуацию следует подвергнуть тщательному анализу, затрагивающему все аспекты и нюансы. При образовании юридического лица важно учесть характер личностных отношений между участниками, а также вклад каждого учредителя (материальный и нематериальный).

В нашей стране можно остановиться на различных формах и типах собственности. Существуют ситуации, диктующие создание нескольких юридических лиц. Перед учредителями открывается многообразие вариантов взаимоотношений и всевозможные их комбинации.

Так какую форму ведения бизнеса выбрать: ООО, ОАО, ИП?..

Этот вопрос, как и многие другие, надо решить именно сейчас: стоя на берегу и планируя предстоящее плавание. Потому что, подняв якорь и позволив ветру наполнить паруса, будет уже поздно – многие возможности останутся на суше, их нельзя будет использовать.

Поэтому устройтесь поудобнее в струях дневного бриза и, глядя на покачивающееся у пристани судно, задайте себе следующие вопросы:

• Какую выбрать систему налогообложения, почему именно её, и когда лучше перейти на другую систему налогообложения?
• Как избежать правового «захвата» помещения?
• Кто займёт должность генерального директора, а, следовательно, будет нести главную ответственность за всё происходящее с момента создания юридического лица, – доверенное лицо или вице-председатель?
• Какие основные средства следует отразить в бухгалтерском учёте, чтобы иметь возможность легального возврата инвестиций? Как это сделать?
• С какими основными средствами надо обязательно определиться к началу лицензирования: на оборудование, расходные материалы, ремонт и ввод клиники в эксплуатацию?

Бизнес, принадлежащий Вам и/или Вашему компаньону, потребовал больших вложений: финансовых, моральных, физических. Поэтому ничего удивительного, что, даже передав управление стоматологической клиникой в другие руки, Вы пожелаете видеть пути и сроки возврата инвестиций.

«Реверс» вложенных средств должен происходить с налоговой чистотой и не наносить ущерб функционированию клиники. Имеются, конечно, и типовые варианты организации возврата инвестиций, например, через арендные платежи или амортизационные отчисления. Но они не ориентированы именно на Вашу клинику, не учитывают все нюансы. «Столь тонкая и ранимая натура», как Ваш бизнес, требует индивидуального подхода и ювелирных настроек.

Ориентировочная модель начала действий стоматологической клиники:

• Организация юридического лица (выбор состава учредителей, организационно-правовой формы и юридического адреса для большей безопасности ведения бизнеса).
• Выбор кодов основных видов деятельности (с учётом перспектив развития).
• Составление учредительного договора, для закрепления джентельменских соглашений и понимания личной ответственности каждого учредителя за деятельность клиники.
• Назначение директора для подписания ежедневных не юридических значимых документов.
• Закрепление прямой подчинённости наёмного управляющего специальным Решением ООО, либо выдача доверенности лицу, его заменяющему.

Учётная политика

Учётная политика стоматологической клиники подразумевает исходное наблюдение, ценовое измерение, текущую систематизацию и финальное обобщение фактов хозяйственной деятельности.

Учётная политика делится на бухгалтерский учёт и управленческий учёт.

Какого цвета выбрать учётную политику? Выбрать-то можно любого, хоть из всего спектра радуги, но малейшее отклонение от принципа «бухгалтерский учёт должен быть белого цвета, а управленческий – реального» – это уже неправда, бесполезная и даже вредная.

Итак, при правильном ведении дел, учёты должны быть следующих цветов: бухгалтерский – белого, управленческий – реального. Остальные варианты не ведут ни к чему хорошему.

Бухгалтерский учёт – это специальная система сбора, фиксации и обобщения информации о работе клиники (выполнение обязательств, хозяйственные операции) и её имуществе. Бухгалтерский учёт регистрирует информацию исключительно в денежном выражении, он должен быть непрерывен и документален.

Управленческий учёт – это упорядоченная система учёта информации, представляющей большую ценность для принятия управленческих решений. Данный учёт ориентирован на управленческое звено (руководителей) и призван ответить на главный вопрос: «Каково состояние клиники, как лучше распределить наличествующие ресурсы, чтобы увеличить эффективность работы?». Таким образом, в управленческом учёте руководитель ищет оценку результативности того или иного параметра.

Управленческий учёт является Вашим главным помощником и инструментом в понимании того, что происходит в клинике сейчас, что делать дальше и на какие ресурсы рассчитывать. Весьма уместным здесь будет знаменитое изречение Уинстона Черчилля: «Кто владеет информацией, тот владеет миром».

Перечислим основные вопросы, на которые должен давать ответы управленческий учёт, и задачи, которые он должен решать:

вопросы:

• что и когда нужно учесть и правильно оформить на этапе самого первого потраченного на бизнес рубля?
• что нужно приобрести сегодня, а покупку чего можно отложить до следующего месяца или года?
• на какие средства (доходы клиники или финансы учредителей) приобретать необходимое и как в будущем легально вернуть потраченное?
• сколько получено выручки и какой от неё доход?
• какие процедуры приносят максимальный доход, а какие максимальную маржу?
• какие процедуры обязательны, а какие можно убрать без ущерба для процесса и имиджа?
• что выгоднее – предложить больший процент врачам, чтобы они привели «своих» пациентов, или максимально вложиться в рекламную политику?
• кто из врачей приносит большой доход, а кто оставляет в клинике пациентов, по рекомендациям которых потом придут новые?
• какие и как нужно учитывать изменения на рынке стоматологических услуг?
• когда и как менять прайс-лист?

задачи:

• учёт количества новых и постоянных пациентов;
• поиск рекламных инструментов, дающих максимальный результат, и выявление тех, которые лишь «проедают» бюджет;
• организация акций с наименьшим ущербом для дохода и целесообразность их проведения;
• оценка пользы рекламных источников: какие приносят большие «чеки», а какие работают только на репутацию;
• анализ финансовой выгоды хорошей репутации и результатов её проявления;
• оформление сотрудников без ущерба для предприятия и непомерного налогового бремя;
• разработка системы документов для защиты (страхования) клиники от ошибок, халатности и безответственности медицинского персонала или недобросовестного пациента.
• организация финансового контроллинга;
• разработка ежедневных, еженедельных, ежедекадных, ежемесячных отчётов: финансовых, материальных, рекламных, технических;
• обеспечение финансовой дисциплины среди учредителей и сотрудников;
• систематизация финансовых потоков;
• планирование затрат минимум на месяц вперёд;
• составление обязательного финансового плана лечения всех пациентов (для понимания сроков и объёмов финансовых поступлений);
• соблюдение финансовой дисциплины для всех учредителей и работников предприятия;
• разработка реальных норм выработки для врачей на основе объективного анализа работы каждого специалиста;
• подробная инвентаризация материалов и оборудования с определением годности, необходимости модернизации и ремонта, распределение их по кабинетам и организация запасов (на складе или в кабинетах);
• создание плана обновлений оборудования и плана закупок расходных материалов;
• договоры гарантийного и сервисного обслуживания оборудования.

Это далеко не полный список задач управленческого учёта. Но даже из перечисленного выше хорошо видно, что важной составляющей успеха бизнеса является создание компетентной сплочённой команды. Проанализируйте: на чьи плечи ляжет оперативное решение данных вопросов в Вашей клинике? Не пренебрегайте опытом специалистов, хотя бы на начальном этапе развития. Как гласит английская пословица: «Хорошее начало полдела откачало».

Отличия бухгалтерского и управленческого учётов. Для управленческого учёта не принципиально денежное выражение данных (может быть использована и количественная оценка) и их документальное оформление, а вот бухгалтерский учёт использует лишь стандартные документы. В бухгалтерском учёте отражаются только свершившиеся факты, а в управленческий учёт ориентирован на настоящее и будущее (осуществляет прогнозирование). В управленческом учёте учитываются все хозяйственные операции клиники, тогда как бухгалтерский учёт проводит не полный охват.

Как выбрать оптимальный вариант ведения учётной политики? Бухгалтерский и управленческий учёты можно осуществлять совместно или раздельно. Метод совместного ведения имеет существенные минусы. Это недостаточность объёма бухгалтерского учёта для управления клиникой. Это невозможность защиты конфиденциальной информации, которую содержит управленческий учёт. Это поиск и обучение сотрудников, знакомых с практикой совмещения. Зачастую совместное ведение по факту всё равно превращается в раздельное. Именно этот метод – раздельное ведение бухгалтерского и управленческого учётов – мы и рекомендуем.

А теперь самое время обдумать, кто займётся учётной политикой Вашей клиники. Но главное – кто, как и когда будет анализировать, сопоставлять данные бухгалтерского и управленческого учётов и реагировать на любые изменения, как отрицательные, так и положительные. Какого бухгалтера нужно нанять: постоянного, который всегда под рукой, или удалённого, которого Вы не будете видеть? У этих специалистов разные задачи и финансовые аппетиты. Что нужно именно Вам?

Примерная модель начала действий:

• выбор системы налогообложения;
• организация бухгалтерского учёта с первого дня после открытия компании (нулевая);
• организация налогового учёта через систему электронной подписи;
• организация начальной фазы управленческого учёта с первого дня работы стоматологической клиники;
• систематизация финансовых потоков.

Успешного пути и попутного ветра!

Технические средства учёта

Огромное количество информации, которую требует учётная политика, невозможно принять, зарегистрировать и проанализировать без технического оснащения. К тому же не обладая полной картиной происходящего в каждом уголке клиники, трудно поддерживать дисциплину.

Что уж говорить про учёт пациентов и историй взаимоотношений с ними (регистраций, приёмов, историй болезни и т.д.)? Без надлежащих технических инструментов – компьютерной сети, программного обеспечения, систем охраны и оповещения – совершенно невозможно охватить такой поток данных.

Поэтому, как бы странно это не прозвучало, бухгалтерский и управленческий учёт правильно начать с технической части! Без организации грамотного контроля, учётная политика превратится лишь в неуправляемый поток информации или в её отсутствие.

К чему может привести неверная трактовка учётных данных или несистематический контроль над бизнес-процессами и финансовыми потоками? К несвоевременности и информационной слепоте! Вы не сможете вовремя заметить хворь бизнеса, остановку его развития. Не менее опасно пропустить и обратную картину. Даже при временном возмужании бизнеса и внешних предпосылках к увеличению выручки: если не установлен жёсткий контроль над расходами (не укладываются в рамки законов ведения бизнеса) и ценовой политикой (неоправданно высока), рентабельность клиники может долгое время отсутствовать или оказаться ниже ожидаемой, противоречащей сроку возврата инвестиций.

Ориентировочная модель действий по обеспечению эффективной технической поддержки учётной политики организации:

• качественное IT-оснащение стоматологической клиники для постоянного сбора отчётностей, контроля и поддержания корпоративной дисциплины;
• организация внутренней компьютерной сети с программным обеспечением и наличием сервера (собственного или удалённого);
• покупка и установка программ для ведения бухгалтерского учета;
• покупка и установка специализированных учётно-медицинских программ для полноценного курирования пациентов и учёта расхода материалов;
• обучение персонала работе с сетевыми программами;
• организация обязательной работы с программами всех сотрудников клиники, включая администраторов, врачей, ассистентов и старшую медсестру.